Huishoudelijk reglement COV Hilversum 2019
1.Algemeen
1.1. De vereniging heeft tot doel het geven van concerten welke passen in het kader van de statutaire doelstelling. De concerten dienen te voldoen aan de kwaliteitsnormen die door derden, waaronder de subsidiegevers van de vereniging, worden gesteld.
1.2. Binnen de vereniging worden in de wijze van omgaan met elkaar normen en waarden, zoals onderling respect en behulpzaamheid, in stand gehouden.
1.3 Het huishoudelijke reglement is te beschouwen als een aanvulling op respectievelijk nadere uitleg van de statuten van de vereniging. Indien tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de statuten en het huishoudelijke reglement wordt vastgesteld prevaleren de statutaire bepalingen.
De leden worden geacht de statuten en het huishoudelijke reglement te kennen.
2. Lidmaatschap
2.1. De vereniging kent vaste leden en projectleden die zich hebben aangemeld voor de duur van een project.
2.2. Om de doelstelling te verwezenlijken moeten binnen de vereniging, naast de activiteiten op muzikaal gebied, organisatorische, administratieve en andere werkzaamheden worden verricht. Het bestuur zal op de leden van de vereniging een beroep doen daaraan een actieve bijdrage te leveren.
2.3. Vaste leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering. Zij hebben stemrecht.
2.4. Ereleden hebben eveneens het recht van toegang tot de algemene vergadering.
2.5. Personen die zich hebben aangemeld voor het lidmaatschap worden ter kennismaking met het koor in de gelegenheid gesteld ten hoogste twee repetitieavonden te bezoeken. Daarna aanvaarden zij al of niet het lidmaatschap van de vereniging.
2.6. Opzegging van het vaste lidmaatschap geschiedt schriftelijk bij het bestuur, met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand.
3. Inschrijving en introductie
3.1 Nieuwe leden worden door het bestuur ingeschreven. Zij vullen daartoe een inschrijfformulier in en ondertekenen dit. Zij worden opgenomen op de ledenlijst waarvan het gebruik in overeenstemming is met de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming.
3.2. Nieuwe leden ontvangen een welkomstbrief waarin de belangrijkste aspecten van het lidmaatschap staan beschreven. Tevens ontvangen zij een exemplaar van het huishoudelijke reglement. De statuten van de vereniging zijn op verzoek te raadplegen.
3.3. Nieuwe leden wordt bij het aanvangen van het lidmaatschap gevraagd akkoord te gaan met het automatische incasso van de maandelijkse contributie. Zij ondertekenen daartoe een machtigingsformulier dat voldoet aan de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming.
3.4. De dirigent test, zo spoedig mogelijk na het aanvangen van het lidmaatschap, de stemkwaliteiten van nieuwe leden. De dirigent beoordeelt of de stemkwaliteiten voldoen aan het gestelde kwaliteitsniveau. Indien dit niet het geval is wordt het lidmaatschap direct beëindigd.
3.5. Gedurende de eerste twee maanden van het lidmaatschap wordt het nieuwe lid in de vereniging verder geïntroduceerd door een ander lid dat door het bestuur daartoe is aangewezen.
4. Bestuur
4.1. Het bestuur bestaat uit vijf tot zeven personen en wordt benoemd door de algemene ledenvergadering. De leden kunnen aan de algemene ledenvergadering kandidaten ter benoeming in het bestuur voordragen. Een bindende voordracht moet worden gesteund door tien leden en tijdig voor de vergadering bij de secretaris worden ingediend.
4.2. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Elk jaar treedt een gedeelte van het bestuur af volgens een opgesteld rooster. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar.
4.3. De voorzitter wordt door de algemene ledenvergadering in functie benoemd. De andere bestuurstaken worden onderling verdeeld. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijkse bestuur.
4..4. Het bestuur vergadert doorgaans acht keer per jaar tenzij meer of minder vergaderingen nodig zijn. De secretaris de agenda op. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.
5. Algemene vergadering
5.1. Jaarlijks wordt, binnen zes maanden na het einde van het kalenderjaar, een algemene ledenvergadering gehouden. Op deze vergadering brengt het bestuur zijn jaarverslag aan de leden uit. Tevens wordt, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid.
5.2. De algemene ledenvergadering wordt uiterlijk acht dagen voor de vergadering schriftelijk aan de leden bekend gemaakt, samen met de agenda. Leden kunnen tot veertien dagen voor de vergadering bij de secretaris agendapunten ter bespreking indienen.
5.3. Door de algemene ledenvergadering wordt een kascommissie benoemd die bestaat uit drie leden waarvan één plaatsvervangend lid. De kascommissie onderzoekt de boekhouding, de balans en de staat van baten en lasten en brengt over haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
5.4. De kascommissie heeft tot taak de algemene ledenvergadering te adviseren over de goedkeuring van de jaarrekening. Na goedkeuring daarvan wordt het bestuur gedéchargeerd.
5.5. Extra algemene ledenvergaderingen kunnen worden bijeengeroepen op initiatief van het bestuur of één/vierde deel van de leden. Bij het verzoek tot het houden van een extra ledenvergadering moet worden opgegeven over welk onderwerp de vergadering zal handelen.
6. Dirigent
6.1. De dirigent treedt op als artistiek leider van het koor. Hij is leidend bij het vaststellen van het repertoire. De definitieve keuze van het concertprogramma vindt plaats in goed overleg tussen de dirigent en het bestuur. Het bestuur kan zich laten bijstaan door een muziekcommissie.
6.2. Om de stemtechnische kwaliteiten van het koor te behouden respectievelijk te bevorderen organiseert het bestuur één maal per vier jaar een steminventarisatie van de koorleden welke door de dirigent wordt uitgevoerd. Op grond van zijn bevindingen kan de dirigent aan een koorlid een advies ter verbetering geven.
6.3. Het bestuur vraagt de dirigent om van koorleden waarvan door hem is geconstateerd dat de stem niet meer geheel aan de eisen voldoet, de stemkwaliteiten na één jaar wederom vast te stellen. De dirigent brengt het bestuur van zijn bevindingen op de hoogte.
6.4. Op grond van het advies van de dirigent kan het bestuur besluiten het betreffende koorlid een aangepast lidmaatschap aan te bieden. Dit houdt in dat het lidmaatschap van het betreffende koorlid zich voortaan beperkt tot het deelnemen aan de repetities.
7. Repetities
7.1. Door het bestuur wordt elk kalenderjaar, in overleg met de dirigent en de pianiste, een repetitierooster opgesteld. De repetities vinden op de woensdagavond van 19.45 uur tot 22.00 uur plaats in het Muziekcentrum van de Omroep, Heuvellaan 33 te Hilversum, tenzij het bestuur andere tijden vaststelt en/of een andere locatie aanwijst. Wijzigingen in het rooster worden tijdig aan de leden bekend gemaakt.
7.2. Het bestuur stelt in overleg met de dirigent hoeveel studiedagen in een kalenderjaar worden gehouden. Tijd en plaats van deze studiedagen worden tijdig vastgesteld en aan de leden bekend gemaakt.
7.3. De repetities staan onder leiding van een gediplomeerde en ervaren dirigent. Deze stelt een repetitierooster op. Wekelijks besteedt de dirigent tijdens het inzingen circa 15 minuten aan stemvorming van de leden.
7.4. Bij het repeteren wordt het koor begeleid door een ervaren pianist(e).
7.5. De repetitieavonden worden geopend door de bestuursvoorzitter of een vervanger. De voorzitter doet mededeling van zaken waarvoor de aandacht van de leden wordt gevraagd. Tevens wordt er wekelijks uit het liedboek of een andere bundel een lied gezongen.
7.6. Van de leden wordt gevraagd dat zij zich op de repetities voldoende voorbereiden en gedurende het instuderen voldoende concentratie tonen.
Bij afwezigheid dienen de leden zich af te melden bij het bestuurslid belast met de ledenadministratie.
7.7. De in te studeren partituur wordt door de leden voor eigen rekening aangeschaft. Het bestuur zal door gezamenlijke inkoop proberen een korting op de aanschafprijs te verwezenlijken.
7.8. Indien een lid onvoldoende repetities heeft kunnen bezoeken of ingeval van andere zwaarwegende redenen, kan het bestuur, in overleg met de dirigent, besluiten dat betrokkene niet kan deelnemen aan de generale repetitie en het daarna te houden concert.
Uitsluitend leden die hebben deelgenomen aan de generale repetitie mogen tijdens het concert meezingen, tenzij dirigent en bestuur anders beslissen.
8. Concerten
8.1 Het bestuur bepaalt, in overleg met de dirigent, de kooropstelling voor een concert. De wijze van opkomst van de koorleden wordt door het bestuur bepaald.
8.2. De leden volgen op het concert de kledingvoorschriften die door het bestuur zijn vastgesteld. De dames zijn in het zwart gekleed met lange rok, lange mouwen, zwarte panty, zwarte pantalon (geen jeans) en zwarte schoenen. Geen opvallende sieraden. De heren zijn gekleed in een zwart kostuum met wit overhemd en zwarte vlinderdas, zwarte sokken en schoenen.
8.3. Tijdens het concert is de partituur zwart gekaft of in een zwarte map gestoken.
9. Ledencontact
9.1. De vereniging stelt zich tot doel de contacten tussen de leden onderling en tussen de leden en de vereniging te bevorderen. Daartoe worden periodiek ledenmails uitgegeven, waarin aandacht wordt geschonken aan verenigingszaken en andere voor de leden belangrijke informatie.
9.2. Op de website www.covhilversum.nl staat zowel actuele informatie (de agenda) als informatie over het koor, de dirigent en de pianiste. Ook is over de historie van het koor en het uitgevoerde repertoire is informatie te vinden.
9.3. Het bestuur zorgt ervoor dat leden bij persoonlijke feestdagen, ziekte of overlijden belangstelling en medeleven ondervinden, tenzij zij dit niet op prijs stellen.
9.4. Om de onderlinge band te verstevigen worden elk jaar enkele activiteiten georganiseerd, die mede tot doel hebben de kas van de vereniging te versterken. Genoemd kunnen worden: kerstborrel, jaarlijkse verloting, boekenbeurs en kerstmarkt. Er wordt indien gewenst een feestcommissie samengesteld, die in overleg met het bestuur, initiatieven neemt voor feestelijke activiteiten en deze zoveel mogelijk ook uitvoert.
10. Financiën
10.1. De leden betalen maandelijks een contributie. De leden bepalen tijdens de algemene jaarvergadering, op basis van de opgestelde begroting, de hoogte van de contributie.
10.2. De contributie wordt automatisch geïncasseerd, tenzij door het bestuur daarvan dispensatie is verleend.
10.3. De leden wordt gevraagd zich in te spannen om voor te houden concerten zoveel mogelijk toegangskaarten te verkopen.
10.4. Oud-leden en personen die de vereniging financieel willen steunen kunnen donateur van de vereniging worden. Donateurs hebben, behoudens het betalen van een donatie, geen verplichtingen jegens de vereniging.
10.5. De minimum donatie is door de algemene vergadering vastgesteld op
€ 25,00 per jaar. Bij een donatie van € 50,00 of meer ontvangen de donateurs eenmaal per jaar een vrijkaart voor een concert.
10.6. Het bestuur streeft ernaar de kosten van concerten te dekken uit de kaartverkoop en door het verwerven van subsidies en bijdragen van donateurs en sponsors. Eventuele tekorten van concerten worden zo klein mogelijk gehouden. Ingeval de financiële situatie daar aanleiding toe geeft kan een extra (financieel) beroep op de leden worden gedaan.
11. Wijziging van het reglement
Vaststelling, wijziging of aanvulling van het huishoudelijke reglement kan uitsluitend geschieden in de algemene ledenvergadering.
Vastgesteld 2019